text
Медична справа

Діловодство та архівна справа у медзакладі: 10 змін

  • 1 листопада 2018
  • 350

Мін’юст змінив Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5). Наказ Мін’юсту від 04.07.2018 № 2277/5, яким унесено зміни, набрав чинності 27.07.2018. Як віднині організовувати діловодство — розглянемо далі.

1. Затверджувати положення про службу діловодства та архів

Якщо в закладі служба діловодства та архів виокремлені в структурні підрозділи, вони повинні мати свої положення.

Відділ діловодства може входити до управління організаційного та документаційного забезпечення.

Положення про службу діловодства та Положення про архів розробіть незалежно від того, чи самостійні ці підрозділи, чи входять до складу іншого структурного підрозділу.

Стандарти дій медичних сестер при виявленні пацієнтів з інфекціями

 Які доходи КНП потрібно відображати у фінансовому плані
Таїса Наконечна головна медична сестра Клінічної лікарні «Феофанія» Державного управління справами, Київ
Головна медична сестра має надати акредитаційній комісії затверджений та узгоджений план дій на випадок виявлення пацієнтів з особливо небезпечними інфекціями (п. 7.3 Стандартів акредитації закладів охорони здоров’я, затверджених наказом МОЗ «Про вдосконалення акредитації закладів охорони здоров’я» від 14.03.2011 № 142).

2. Надавати доступ до документів на підставі ухвали

Надавайте тимчасовий доступ до документів закладу третім особам на підставі ухвали слідчого судді або суду. Порядок дій визначає Кримінальний процесуальний кодекс України.

Документи, вилучені на підставі ухвали, підлягають обов’язковому поверненню до закладу. Максимальний термін на це — рік після того, як уповноважені особи закриють провадження або суд винесе рішення у справі.

Такого порядку слід дотримувати незалежно від того, унесені документи до Національного архівного фонду (далі — НАФ), чи ні.

3. Підписувати управлінські документи

Тепер слова «Виконуючий обов’язки» або «В. о.» за потреби має додавати до назви посади не лише керівник закладу (головний лікар), а й керівник самостійного структурного підрозділу.

Однак додавати таке формулювання можуть лише ті, хто обіймає посаду тимчасово відсутнього працівника на підставі наказу, виданого в закладі. Якщо особа виконує додаткові обов’язки, але це не засвідчено документально, ставити підпис «В. о.» не має права.

Діловодство та архівна справа у медзакладі: 10 змінЧитайте: "План дій на випадок виникнення (підозри) особливо небезпечних інфекцій на 2019 рік"

4. Формувати особові справи працівників

Згідно зі змінами в Правилах № 1000/5 доповніть особові справи працівників такими документами, як:

  • копії —
    – паспорта;
    – облікової картки платника податків;
    – військового квитка;
    – документів про присвоєння наукового ступеня, вченого звання;
    – документів, що є підставами для надання пільг (за наявності);
    – документів (наказів, розпоряджень) про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові);
    – документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення (нагородження, преміювання);
    – розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про звільнення з роботи;
  • заяви про —
    – переведення на іншу роботу (посаду);
    – сумісництво;
    – зміну біографічних даних (наприклад, зміну прізвища);
    – звільнення з роботи;
  • характеристики;
  • документи з атестації.

На початку справи розміщуйте внутрішній опис особової справи, а не опис документів справи, як раніше.

Відомості про стягнення, заохочення, виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, заміщення вакантної посади відтепер уносьте до особового листка з обліку кадрів.

Копії розпорядчих документів про накладення стягнень, відрядження, надання відпусток до особових справ не додавайте.

Діловодство та архівна справа у медзакладі: 10 змінЧитайте: "Інформація про пацієнта: персональні дані, анонімність, розголошення"

5. Проводити експертизу цінності документів

Нові Правила № 1000/5 уточнюють, що постійно діючі експертні комісії (далі — ЕК) можуть утворюватися лише в закладах, що є юридичними особами.

Змінилися повноваження ЕК державного й комунального підприємства, установи та організації. Тепер ЕК не зобов’язана схвалювати переліки відомостей, що становлять службову інформацію, які складають заклади (наказ Мін’юсту «Про внесення зміни до Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації» від 27.06.2018 № 2057/5; далі — Наказ № 2057/5). Внесіть відповідні правки до положення про ЕК.

Архівний відділ міської ради не ініціюватиме проведення експертизи цінності, якщо виявить у затверджених раніше описах: 

6. Удосконалювати й перероблювати описи справ

Удосконалюйте опис справ, якщо заголовки не розкривають змісту справ, або коли немає довідкового апарата опису (наприклад, передмови, списку скорочених слів).

Переробляйте описи, якщо:

  • значна частина заголовків опису справ не відображає змісту справ;
  • значну частину документів фонду втратили, передали до іншої архівної установи, приєднали до іншого фонду;
  • порушили основні принципи систематизації заголовків справ в опису, що унеможливлює пошук інформації (наприклад, на початку опису розміщено заголовки справ, що містять звіти, а потім — групу заголовків справ з наказами, планами тощо);
  • значно збільшився обсяг фонду завдяки новим надходженням (наприклад, після складання та затвердження опису в двох структурних підрозділах виявили багато справ, що мають постійний строк зберігання).

Удосконалюйте або переробляйте описи справ лише за рішенням державного архіву, архівного відділу районної державної адміністрації чи міської ради, у зоні комплектування яких перебуває заклад.

Діловодство та архівна справа у медзакладі: 10 змінЧитайте: "Перевірки Держпродспоживслужби: акт та правила" 

7. Складати акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ

Архів закладу або особа, відповідальна за архів, складає акт про вилучення для знищення документів. Кожний структурний підрозділ після експертизи цінності зобов’язаний складати також власний акт. Форма зведеного акта не змінилася й наведена в додатку 15 до Правил № 1000/5.

Обов’язково додавайте до акта довідку про проведення перевірки органами доходів і зборів або ревізії чи державного фінансового аудиту з питань дотримання податкового, митного та іншого законодавства (крім державного фінансового аудиту окремих господарських операцій) органами державного фінансового контролю.

У довідці зазначайте відомості про наявність або відсутність:

  • фінансових операцій, що відповідно до законодавства підлягають фінансовому моніторингу, за зазначені в акті роки;
  • спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами проваджень у справах.

Довідку має підписати та скріпити печаткою (за її наявності) керівник закладу. Раніше довідку мав підписувати також головний бухгалтер.

Змінився й порядок знищення документів, що мають гриф обмеженого доступу(наприклад, «Для службового користування», «Конфіденційно»). Щоб знищити такі документи, не лише подрібнюйте їх, а й спалюйте або знищуйте іншим способом, що не дасть змоги їх прочитати й відновити.

Діловодство та архівна справа у медзакладі: 10 змінЧитайте: "Медицинская информация: как решить проблему отцов и детей" 

8. Оформлювати справи, що підлягають архівному зберіганню

Систематизувати документи у справі тепер можна і в алфавітному порядку найменування установ у межах року, а не лише за хронологією надходження або створення (від січня по грудень).

Систематизувати документи в такому порядку можуть заклади, які упродовж року отримують від інших установ (наприклад, підвідомчих) звітні чи планові документи, відомості тощо.

Справи тимчасового (до 10 років включно) строку зберігання до архіву передавайте за вказівкою керівника закладу. Для цього складіть опис справ довільної форми. Він повинен мати номер, що містить позначку «ТМ».

У разі вилучення документів до справи фонду, яку має вести архів закладу, тепер включайте не протокол вилучення (виїмки), а копію ухвали слідчого судді, суду та опис вилучених документів.

9. Підтверджувати правовий статус закладу

Заклад, який є фондоутворювачем державного архіву чи архівного відділу райдержадміністрації або міської ради, має бути юридичною особою. Цей правовий статус підтверджує відповідний акт про утворення, реорганізацію, порядок діяльності, функції тощо.

Наявність самостійного балансу (кошторису), розрахункового рахунка в банках, штатного розпису, печаток, атрибутів власного діловодства у зв’язку зі змінами в законодавстві уже не є ознакою установи як юридичної особи. Тому ці поняття вилучені з Правил № 1000/5.

Нині не всі заклади зобов’язані мати печатки. Тому нові Правила № 1000/5 уточнюють, що печатку проставляти потрібно лише за її наявності.

Діловодство та архівна справа у медзакладі: 10 змінЧитайте: "Плани змін в охороні здоров’я на 2019 рік"

10. Передавати справи у разі припинення установи

Передавайте справи від однієї установи до іншої в разі її припинення шляхом злиття, приєднання, поділу чи перетворення з передачею її функцій іншій установі на підставі акта приймання-передавання. Його форма визначена в додатку 51 до Правил № 1000/5. Такий акт складайте у двох примірниках. Його мають підписати посадові особи, що здійснили передавання та приймання документів, і затвердити керівники установ.

Для державної реєстрації припинення юридичної особи архівна установа, яка прийняла на зберігання архівні документи, що підлягають постійному, тривалому (понад 10 років) зберіганню, з кадрових питань (особового складу), видає довідку про прийняття документів.

Отже, проаналізуйте локальні документи закладу, аби вони відповідали новим вимогам до архівної справи й діловодства. Перевірте, чи не бракує у вас якогось із документів, і за потреби розробіть його. Це допоможе організувати подальшу роботу.

Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО.

Освітні заходи

Школа

Перевірте свої знання та здобудьте нові

Взяти участь
Інтернет-магазин

Інтернет-магазин

Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз

Ми в соцмережах
Упс! Файл доступний лише для зареєстрованих користувачів!

57 секунд на реєстрацію
І Ви отримаєте доступ до:
форм та зразків
фахових статей
найсвіжіших новин галузі
нормативних документів

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
І скачаю потрібні файли!
Зареєструюся