Організовуємо архів медичного закладу

1067
Правильне оформлення медичної документації, а також її зберігання у архіві медичного закладу визначає якість роботи та ефективність адміністративної діяльності. Саме тому варто подбати про належну організацію роботи архіву у вашому закладі.

Належне зберігання медичної документації неможливе без  правильно організованої роботи архівного фонду. Тому керівник медзакладу повинен подбати про:

  • Виконання вимог законодавства щодо організації архівної справи у закладі
  • Правильну організацію діяльності архіву та медичного персоналу.

Архів медичного закладу приймає документацію з усіх відділень медичного закладу чи громадських організацій, з яким він взаємодіє. Тому вкрай важливим є відповідальне зберігання та реєстрація усіх видів документації.

Організовуємо архів медичного закладуЧитайте: "Техніка безпеки під час виконання ін'єкцій"

Архів медичного закладу не є замкнутою у собі системою. Адже він бере участь у складанні номенклатури справ усього медичного закладу, а також перевіряє відповідність цій номенклатурі формування документів у справи. Окрім того, завданням архіву є контроль правильності заповнювання медичних форм медичними працівниками під час виконання їх обов'язків. Архів видає архівні довідки на запити працівників та уповноважених органів.

Архів може вимагати видачу медичної документації або повертати назад на доопрацювання форми, які заповнені неправильно. Також архів повинен консультувати медичних працівників з приводу підвідомчих  питань.

Оскільки архів медичного закладу є центральним підрозділом щодо роботи з документами, то він може звітувати керівництву медичного закладу про стан документування, аналізувати проблеми та шукати шляхи їх вирішення.

Організовуємо архів медичного закладуЧитайте: "Внутрішньолікарняні інфекції: катетер-асоційовані зараження кровотоку"

Робота з кадрами архівного підрозділу медичного закладу

Керівник медзакладу призначає керівника архіву. Кваліфікаційними вимогами такого працівника є профільна освіта. Керівник архіву також пропонує керівнику закладу кандидатури на інші посади архівного підрозділу. Всі обов’язки цих працівників, їх права, кваліфікаційні  вимоги повинні бути чітко прописані в посадових інструкціях, які затверджує керівник медичного закладу.

Які документи зберігаються в архіві медичного закладу?

  • Документи постійного та тривалого зберігання з різних відділень закладу
  • Особові архівні документи 
  • Документація ліквідованих установ-попередників
  • Видання для науково-методичної роботи закладу
  • Довідковий та обліковий апарат документів, що знаходяться в архіві.

Документи надають в архів через 2 роки після закінчення  їх у діловодстві в упорядкованому стані за описами.  Варто враховувати визначені законодавством терміни тимчасового зберігання файлів в архіві.

Організовуємо архів медичного закладуЧитайте: "Правила виписування рецептів на лікарські засоби: запитання та відповіді"

Схема роботи архівного підрозділу в медичному закладі

Перед направленням документів у архів, у кожному відділенні працівники повинні перевірити чи правильно оформлені ці документи і доопрацювати можливі недоліки. Також  додатково перевіряють відповідність справ номенклатурі, затвердженій у медичному закладі.

Справу оформлюють так:

  • Аркуші пронумеровують
  • Формують внутрішній опис
  • Ставлять засвідчувальний напис
  • Роблять оправу
  • Оформлюють обкладинку і титульний листок.

Організовуємо архів медичного закладуЧитайте: "Фармаконагляд у ЛПЗ за новими правилами"

Як діяти, якщо справи, яка зазначена у описі, немає серед документів?

  • Працівники повинні розшукати потрібний документ
  • Якщо документ не знайдено, керівник медзакладу складає акт про нестачу архівних справ.
  • Призначає службове розслідування
  • По завершенню розслідування видає наказ про притягнення до відповідальності винних у втраті документу осіб
  • Формують довідку в архівний фонд про те, що документ відсутній. Причини відсутності зазначаються.

Архіваріус медичного закладу кожну справу приймає у присутності працівника, який надав документи.

Організовуємо архів медичного закладуЧитайте: "Медична сестра психіатрії: стандарти професійної діяльності"

Як оформлювати примірник опису справ?

  • Вказують кількість справ у примірнику (числом та прописом)
  • Записують номер відсутніх справ
  • Вказують дату приймання документів
  • Працівники, які приймали і подавали документ в архів, ставлять підписи.  


Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО.

Освітні заходи

Школа

Перевірте свої знання та здобудьте нові

Взяти участь

Інтернет-магазин

Інтернет-магазин

Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз

Живе спілкування з редакцією

Книжкова полиця

«Новий номер УЗОЗ»

Електронна книга «Нові протоколи медичної сестри: аналізуємо проект»

для передплатників е-журналу «Довідник головної медичної сестри»

Читати книгу

Спробуйте безплатно

Безплатний презентаційний номер е-журналу «Довідник головної медичної сестри» — чудова можливість ознайомитися з ним та оцінити корисність публікацій.




© Медична справа, 2017. Усі права захищено

Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів порталу, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції порталу.

Журнал «Управління закладом охорони здоров’я», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації: КВ №11426-299Р від 11.07.2006.

Журнал «Довідник головної медичної сестри», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації: КВ №18737-7537Р від 14.02.2012.


 


  • Ми в соцмережах

Зареєструйтеся — і двері для Вас відчинені!

Отримуйте лише фахову інформацію:
  • скачуйте зразки документів безплатно
  • користуйтеся нормативно-правовою базою
  • дізнавайтеся новини галузі охорони здоров’я

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
Для реєстрації знадобиться 57 секунд
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Упс! Файл доступний лише для зареєстрованих користувачів!

57 секунд на реєстрацію
І Ви отримаєте доступ до:
форм та зразків
фахових статей
найсвіжіших новин галузі
нормативних документів

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І користуйтеся матеріалами порталу «Медична справа»!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль